Caro divulgador científico, conheça o mapa do evento!

Ao longo da organização das 04 edições do Encontro Brasileiro de Divulgadores de Ciências, recebemos, comentários e pedidos para compartilharmos um pouco sobre como organizamos esse evento. Esses pedidos, curiosamente, não se concentravam apenas nas escolhas das mesas, dos convidados, das temáticas ou na organização dos trabalhos submetidos e apresentados. O que também desperta a curiosidade de quem acompanha o EBDC é o que acontece nos bastidores.

Eu fiquei particularmente feliz com esse interesse, uma vez que me dedico justamente a fazer divulgação científica sobre isso, ou melhor, sobre teorias e práticas da comunicação para divulgadores de ciência.

E organizar um evento está longe de ser apenas juntar uma galera, escolher algumas atividades e improvisar para que tudo aconteça. A organização de eventos é uma área da comunicação, com técnicas, planejamento, estratégias, práticas e, claro, muita pesquisa.

É justamente nesse momento que minha formação em Relações Públicas fala mais alto.

O tema evento, não é de exclusividade da área de Relações Públicas, mas se e quando tratado por aqueles que lecionam está matéria na Universidade, onde se localiza o ninho da ciência, se obriga à constante preocupação de fazê-lo da maneira mais científica possível. Livro: Organização de eventos por Cleuza G. Gimenes Cesca

Porque um evento não começa quando as portas se abrem para o público. Antes disso, existe uma infinidade de decisões e pequenos detalhes que precisam funcionar — muitas vezes, ao mesmo tempo. E tudo isso deve ocorrer de uma forma que não atravesse a experiência de seus participantes.

Nesta 4ª edição do EBDC, inclusive, tivemos uma equipe inteira dedicada a registrar essa dimensão do evento. Pela primeira vez, houve uma cobertura que não estava voltada apenas a contar o que acontecia nas mesas e atividades, mas, sobretudo, mostrar um pouco de como o próprio evento era construído. Você pode conferir essa cobertura na aba notícias do nosso site e no stories fixado do instagram.

E, dentre tantos detalhes que fizeram parte dessa cobertura, estava o mapa do evento. Ele chegou a ser tratado quase como um segredo da organização. Mas está bem longe disso!

O mapa do evento não é uma invenção nossa. Trata-se de um conjunto de técnicas da área da comunicação que não apenas organizam os espaços e orientam o público, mas, sobretudo, ajudam a garantir que o conceito central do próprio evento seja comunicado.

O raciocínio por trás de um mapa de evento pode — e deve — ser compartilhado. Afinal, compreender como ele é pensado também é compreender um pouco mais sobre como a comunicação e ciência participam da sociedade.

Então, esta sou eu, cumprindo a promessa de contar um pouco mais sobre o que é um mapa de evento, por que ele é importante e, principalmente, como pensar e produzir um mapa que realmente ajude a comunicar — e não apenas a localizar.

Tá, mas o que é um mapa do evento?

O mapa do evento é um documento que reúne, de forma visual, a organização completa do evento. É importante ressaltar que não existe um modelo único, nem um manual para sua construção, uma vez que essa organização precisa se adequar aos conceitos e objetivos não só da equipe, mas principalmente, do que se quer comunicar, além das particularidades de cada evento e seus diferentes fatores condicionantes e problemáticas.

Sua importância está justamente em reunir todas essas informações em um único lugar. Por isso, ele precisa ser de fácil acesso — daí a preferência pelo formato impresso. Aqui, neste vídeo, eu explico um pouquinho mais sobre isso.

Então, antes do mapa do evento, existe o planejamento!

Para que os objetivos de um evento sejam plenamente atingidos, é fundamental realizar um planejamento criterioso, que envolva objetivos, públicos, estratégias, recursos, implantação, fatores condicionantes, acompanhamento e controle, avaliação e orçamento. Cleuza G. Gimenes Cesca

O mapa do evento, portanto, perpassa por todas as etapas do planejamento, mesmo que ele só “apareça” na etapa acompanhamento e ao controle. Esse documento tem como, principal função, visualizar, de maneira mais concreta, como todas essas escolhas se relacionam e como o evento vai funcionar na prática e o conceito central do evento vai ser comunicado.

1º passo: ir do conceitual ao material

Antes de decidir qualquer item do evento, é preciso que a equipe sente e converse:

Conceitual

• Qual é o conceito geral que queremos que o nosso público leve consigo ao sair do evento?
• Quais objetivos queremos alcançar?
• Quem é o público com o qual queremos nos comunicar?
• Quais estratégias vamos adotar para comunicar o evento e atrair esse público?
• Quais os porta vozes (palestrantes) refletem esse conceito geral?
• Qual o melhor formato de evento para cumprir esses objetivos?

Material

• De quais recursos — humanos, materiais e físicos — dispomos?
• Qual é o orçamento disponível? E quais parcerias pretendemos estabelecer?
• Quais problemas e fatores condicionantes conseguimos antever?
• Quais expectativas queremos atender? Incluindo não só do público mas, principalmente, as da própria comissão organizadora!
• Quanto tempo temos e quanto tempo estamos dispostos a dedicar a isso?

Perceba que, para responder a todas essas questões, é fundamental que a comissão organizadora tenha clareza sobre seus valores, seus objetivos enquanto iniciativa de divulgação científica e, principalmente, sobre aquilo que é inegociável.

E aqui faço um reforço importante: realizar um evento de divulgação científica também é fazer divulgação científica. Por isso, é fundamental que esteja claro, desde o início, qual ciência se quer comunicar, para quem e a partir de quais princípios.

Essa discussão não deve acontecer apenas na concepção do evento. Ela precisa permanecer presente e ser retomada ao longo de todo o planejamento, porque as escolhas feitas pela equipe — desde a programação até a organização dos espaços — também comunicam uma determinada ideia de ciência.

Afinal, antes de pensar em onde cada coisa vai ficar, ou qual café vamos servir, precisamos saber o que queremos comunicar.

Para você, caro divulgador científico, entender isso na prática, no EBDC temos, como política da organização, não prorrogar prazos, com exceção de situações muito sérias e que estejam fora do nosso controle. Isso vale desde os períodos de inscrição e submissão de trabalhos até os horários estabelecidos na programação do evento.

Essa não é apenas uma escolha operacional que parte de um princípio conceitual: respeitar as pessoas que apostaram no nosso evento e que, ao se inscreverem, submeterem seus trabalhos ou organizarem sua participação, também respeitaram as regras estabelecidas pela comissão organizadora.

É claro que imprevistos acontecem e que algumas situações exigem flexibilidade. Mas é justamente por isso que definir previamente aquilo que é inegociável ajuda a comissão organizadora a tomar decisões com mais coerência ao longo do processo.

Para ajudar a pensar sobre os conceitos que envolvem seu projeto de divulgação científica, recomendo a leitura de outro texto aqui do Mindflow: Como estruturar projetos de divulgação científica?

2º passo: desenhar cronologicamente cada etapa que o evento precisa cumprir

Depois de definir o conceito, os objetivos, o público, os recursos e aquilo que é inegociável, chega o momento de começar a desenhar o evento na prática. E aqui “desenhar” não significa ainda fazer o mapa visual. Significa pensar, cronologicamente, em tudo aquilo que precisa acontecer para que o evento funcione.

É quase como fazer uma simulação: o que acontece primeiro? E depois? Por onde as pessoas chegam? Para onde elas vão? O que acontece quando uma atividade termina e outra começa? Essa etapa é especialmente importante e deve ser repetida muitas vezes, uma vez que é através dessa simulação que conseguimos antever os fatores condicionantes, suas problemáticas e como resolvê-las.

Nesse momento, a comissão organizadora precisa olhar para a programação de ponta a ponta: desde a primeira tarefa, como a chegada dos materiais, até o momento em que encerramos tudo, conferimos o espaço e entregamos a chave. É nesse exercício que o mapa do evento começa a tomar um formato único para cada necessidade.

Neste exemplo da foto, era preciso que as refeições fossem servidas em uma ordem específica, sem interromper o palestrante ou tirar a atenção do público. Para isso, era necessário considerar não apenas a sequência de cada prato, mas também as restrições alimentares e as preferências de cada participante, tudo no tempo correto da apresentação.

Assim, a organização precisou desenhar todo o fluxo daquele espaço, considerando não apenas o local de cada participante, mas também por onde os funcionários entrariam e sairiam, em que momento cada ação aconteceria e qual seria a ordem de cada etapa.

Perceba que, nesse caso, o mapa não serve apenas para mostrar onde as coisas estão, mas também para organizar como, quando e por onde elas acontecem. Assim, perguntas precisam ser feitas repetidamente:

• onde cada atividade acontece;
• quando e como os palestrantes chegam;
• como as pessoas circulam;
• onde vão se hospedar;
• quais serão as possibilidades de locomoção e alimentação;
• quais espaços precisam de sinalização;
• quem fica responsável pelo o que;
• etc.

É também nessa etapa que começamos a identificar aquilo que precisa, necessariamente, aparecer no mapa, uma vez que ele será utilizado pela equipe para consultar rapidamente informações importantes durante o evento.

Quero deixar claro que o mapa não é apenas uma representação do espaço físico. Ele também é uma ferramenta para pensar o próprio funcionamento do evento. Quanto mais a equipe consegue percorrer mentalmente — e, quando possível, fisicamente — cada etapa do evento, mais consegue antecipar problemas, organizar fluxos e, principalmente, comunicar aquilo que foi pensado como conceito para quem estará ali.

3º passo: Um mapa para quem?

É nesse é o momento em que o mapa do evento retoma ao conceitual e garante que o planejamento de fato ocorra. Aqui no EBDC separamos essa etapa de implantação em 3 públicos distintos: Organização, palestrantes e apoiadores, participantes. Nesse sentido o planejamento prevê o cumprimento das necessidades dos 3 públicos, contudo, não há necessidade que um único mapa do evento dê conta de tudo.

Organização

No mapa do evento destinado à organização, é reunido, cronologicamente, todo o andamento do evento, como já comentamos, além dos contatos, restrições, fluxos e demais detalhamentos necessários para sua realização. Esse documento é impresso e distribuído entre as equipes, enquanto os rádios comunicadores e o grupo de WhatsApp funcionam como facilitadores dessa comunicação ao longo do evento.

A comunicação da equipe é direcionada ao acompanhamento do andamento do evento, à solução de problemas e às decisões de última hora que eventualmente precisam ser tomadas. Nesse ponto, é fundamental ter clareza sobre quem é responsável por cada tarefa ou área e, principalmente, quem tem a palavra final diante de um problema ou de uma decisão que precise ser tomada rapidamente.

Tudo isso para que a comunicação da equipe aconteça da forma mais discreta possível, sem interferir na experiência de quem participa. Afinal, parte do sucesso de uma organização está justamente em fazer com que todo esse trabalho de bastidor aconteça sem que o participante precise percebê-lo.

No 4º EBDC, dois mapas do evento da equipe aconteceram simultaneamente, aquele apresentado no vídeo do instagram e o da cobertura do evento, esse da foto abaixo, onde a equipe de comunicação, responsável pela cobertura desenhou como seria o andamento dos dias, as entregas e estratégias de trabalho. Esse documento foi elaborado e apresentado antecipadamente a equipe completa para que todos pudessem opinar e conferir se os conceitos do EBDC estavam contemplados ali. E o resultado final foi belíssimo.

Palestrantes

Os palestrantes recebem, após o aceite para participar do evento — ou seja, com bastante antecedência —, uma carta com todas as diretrizes da organização. Nela, apresentamos a ementa, as regras e os limites do evento, explicamos como ele funciona e o que a comissão organizadora espera que seja discutido em cada atividade. Ao mesmo tempo, deixamos o espaço aberto para o diálogo e para os ajustes necessários.

Esse planejamento também continua durante o evento e aparece, inclusive, no mapa destinado aos organizadores. Para cada mesa, é preparado um roteiro com os detalhes sobre os participantes, incluindo fotos, biografias e contatos, além de sugestões de perguntas elaboradas previamente pela nossa equipe.

Para preparar essas perguntas, estudamos os palestrantes, suas publicações e suas contribuições para o tema que será discutido. Esse material é especialmente importante para o mediador, que pode utilizá-lo como consulta durante a condução da mesa, ajudando a organizar a conversa, aprofundar determinados pontos e garantir que os objetivos daquela atividade sejam contemplados.

Mais uma vez, o que parece acontecer de forma espontânea para quem está assistindo é, na verdade, resultado de um planejamento que começa muito antes de o evento começar.

Participantes

Já o mapa pensado para o participante tem outra função: ele precisa ajudá-lo a se preparar para estar presencialmente no evento e, depois, a se orientar durante sua realização.

Por isso, antes mesmo do evento, os participantes recebem uma carta com as principais informações que precisam ser consideradas com antecedência. Nela, apresentamos os detalhes do evento e orientações práticas, como inscrições para oficinas, horários, programação, formas de acesso e informações sobre como chegar ao local.

A ideia é antecipar dúvidas e facilitar a experiência do participante antes mesmo de ele chegar ao evento. Afinal, quanto mais informações estiverem disponíveis previamente, menos ele precisará depender da equipe para resolver questões básicas durante a realização das atividades.

Já durante o evento, essa orientação continua acontecendo por meio da sinalização. Cartazes são distribuídos pelos espaços indicando a localização das salas, auditórios, banheiros, alimentação e demais áreas importantes para a circulação.

Nesse caso, o mapa não precisa revelar toda a complexidade do planejamento interno da organização. Ele precisa apresentar, de maneira simples e acessível, aquilo que o participante precisa saber para se localizar, circular e aproveitar o evento.

É uma diferença importante: o mapa da organização ajuda a fazer o evento acontecer; o mapa do participante ajuda o participante a viver o evento.

4º passo: Todo mundo precisa adotar o mapa do evento?

Acredito que outra parte fundamental — e uma das mais difíceis de colocar em prática — seja fazer com que toda a comissão organizadora compreenda a importância do mapa do evento, saiba utilizá-lo e reconheça o quanto ele pode facilitar o trabalho durante a realização do evento.

Não adianta produzir um documento completo, cheio de informações e cuidadosamente planejado, se a equipe não sabe onde encontrá-las, não entende para que ele serve ou não o utiliza como uma ferramenta de consulta durante o evento.

Por isso, novamente venho defender que o mapa precisa ser apresentado, discutido ao longo do planejamento do evento. Cada pessoa precisa saber qual é a sua responsabilidade, onde pode encontrar determinada informação e, principalmente, quando deve recorrer ao mapa para tomar uma decisão ou resolver uma situação.

Esse talvez seja um dos maiores desafios: fazer com que um documento criado durante o planejamento continue vivo. Porque o mapa não é feito para ficar guardado em uma pasta ou esquecido depois que a programação começa.

Ele acompanha a equipe durante toda a realização do evento e funciona como uma espécie de memória compartilhada da organização: reúne informações que precisam estar acessíveis rapidamente e ajuda a manter todos orientados diante da dinâmica do evento. No fim, mais do que produzir um bom mapa, é preciso construir uma cultura de uso desse mapa dentro da comissão organizadora.

Justamente por isso, fico muito feliz quando recebo fotos, como essa abaixo, da equipe do Potencial Biótico que realiza o DC EDUCA, ou quando recebo a foto apresentada no 2º passo, em que o mapa não apenas foi adotado, mas também levado para outros espaços e compartilhado com diferentes equipes. E talvez seja essa a parte mais interessante de todo esse processo. Uma técnica de comunicação só faz sentido quando consegue sair do papel e ser incorporada pelas pessoas que precisam utilizá-la.

Afinal, para que serve um mapa de evento?

Depois de tudo isso, talvez fique mais fácil entender por que o mapa do evento chamou tanto a atenção de quem acompanhou as edições do EBDC. Ele parece, à primeira vista, como “um segredo”. Mas, na realidade, o mapa do evento se trata de um conceito e prática, relativamente antigo, utilizado pela comunicação.

O mapa se propõe a colocar na materialidade as escolhas concretas daquilo que foi definido ainda no campo conceitual pela comissão organizadora. Afinal, se sabemos qual evento queremos realizar, para quem estamos realizando e quais são os nossos princípios, essas escolhas precisam aparecer também na forma como organizamos os espaços, recebemos as pessoas e construímos sua experiência.

O mapa do evento comunica… Comunica para a equipe o que precisa acontecer, quando, onde e por quem. Comunica aos participantes como circular, onde encontrar o que precisam e como participar das atividades. E comunica, ainda a própria concepção de evento que aquela organização decidiu construir.

No EBDC, boa parte desse planejamento acontece nos bastidores. O público não precisa saber quem vai entrar por qual porta, em que momento uma equipe precisa reorganizar uma sala ou qual é a sequência necessária para que uma atividade aconteça. Na verdade, quanto menos esses problemas aparecem para quem está participando, melhor. Mas é justamente porque existe planejamento que tudo parece acontecer naturalmente.

E talvez essa seja uma das coisas mais interessantes da comunicação em eventos: aquilo que o público não percebe também foi comunicado.

Então, caro divulgador científico, da próxima vez que você participar ou organizar um evento, talvez valha a pena olhar para o mapa com um pouco mais de atenção.

Antes de perguntar apenas “onde fica a sala?”, pergunte também: o que esse espaço está comunicando? Quem precisa dessa informação? Como as pessoas vão circular? O que precisa acontecer para que essa experiência seja possível?

E por fim, fica meus agradecimentos a toda equipe do EBDC que não só adotaram mas também levam essa ideia para seu dia a dia.