Como usar as ferramentas de revisão do Word

O Word disponibiliza uma série de ferramentas de revisão textual. Ela é útil tanto para o revisor quanto para o autor do texto.

O uso dessas ferramentas, com o controle de alteração ativado, proporciona a visualização do que foi alterado no texto pelo revisor.

Essas ferramentas também permitem a “aceitação” ou “rejeição” das alterações feitas. Além disso, é possível inserir ou responder um comentário, o que proporciona uma “conversa” entre o revisor e o autor.

No entanto, muitos ainda não sabem como funcionam essas ferramentas. Sendo assim, aqui vai um tutorial sobre o assunto.

Depois de passar por uma revisão, um texto fica mais ou menos com essa “cara”:

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Figura 1


No caso dessa revisão, em rosa negrito aparecem as inserções textuais, e em azul tachado as exclusões. Se, ao abrir um documento revisado, você não encontrar algo semelhante, verifique se a opção “Toda Marcação” (Figura 5) está selecionada.

Você pode escolher como as alterações aparecerão no seu Word. Para isso, vá na aba “Revisão” (1), e clique na setinha que aparece à direita do “Controle” (2):

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Figura 2

Aparecerá a seguinte tela:

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Figura 3

Clique em “Opções Avançadas”.

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Figura 4

Nos itens “Inserções” e “Exclusões”, escolha as opções que mais lhe agradam, inclusive as cores.

Feito isso, dê um “Ok”, e volte ao texto.

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Figura 5

No guia “Controle” (Figura 5), você pode escolher a maneira como deseja visualizar o texto. Esse que estamos vendo até então, todo colorido, com as marcas de revisão, é o “Toda Marcação”. Se você clicar em “Sem marcação”, você verá o seguinte:

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Figura 6

Esse é o modelo do texto final, ou seja, revisado. É um exemplo de como o texto ficará se todas as alterações forem aceitas. Muitas vezes, as marcas de revisão atrapalham a leitura, “embaralham a mente”; por isso existe essa opção, mais clean. No entanto, é sempre recomendável que você, autor, verifique cada alteração do seu texto, a fim de se certificar de que as alterações foram bem executadas.

Agora, se você clicar na opção “Original”, veja o que acontece:

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Figura 7

Nessa opção, o que se vê é o texto escrito pelo autor, sem qualquer tipo de intervenção do revisor, ou seja, o texto original.

Mas, voltando para o texto com as marcas de revisão, como fazer para “aceitar” ou “rejeitar” as alterações?

Primeiramente, posicione o cursor do mouse antes da primeira palavra do texto (1). Em seguida, “aceite” ou “rejeite” as alterações (2). O cursor passará automaticamente para a primeira letra ou palavra que sofreu alteração.

A recomendação é que você, antes de “rejeitar” qualquer alteração, converse com o revisor, dizendo o porquê discorda daquela alteração. Com isso, é possível chegar a um acordo que seja favorável à qualidade textual.

Veja, então, na figura 8, como “aceitar” ou “rejeitar” uma alteração:

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Figura 8

Ao “aceitar” ou “rejeitar”, o cursor passa automaticamente para a próxima alteração:

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Figura 9

Note que o cursor estava posicionado antes de “Número”, e que, ao dar o primeiro clique em “Aceitar”, ele passou automaticamente para a primeira palavra que sofreu alteração, ou seja, “Devido”. Ao “aceitar” essa mudança, o cursor passou para “Dada”, que foi excluída pelo revisor.

Veja o que aconteceria se o autor “rejeitasse” a exclusão de “Dada”:

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Figura 10

Caso você esteja de acordo com todas as alterações do revisor, e queira “aceitá-las” de um modo mais prático, há a opção de “aceitar” todas as alterações de uma só vez. Veja:

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Figura 11

Basta clicar na setinha do comando “Aceitar”, e escolher a opção “Aceitar Todas as Alterações”.

Um outro ponto importante diz respeito ao “Controle de Alterações” (Figura 11). É ele que faz com que cada alteração textual seja evidenciada. Por isso, caso o revisor peça para você reescrever um trecho de seu texto, verifique se o comando está ativado (cinza mais escuro). Isso facilita o serviço do revisor, pois assim ele saberá em qual trecho é necessária uma segunda revisão, sem que haja a necessidade de reler todo o texto ou capítulo. Lembrando, no entanto, que para isso é preciso antes aceitar as alterações do revisor, do contrário as suas alterações se misturarão às dele.

Um outro recurso muito utilizado em revisão textual é o de balões de comentários. Uma observação ou uma dúvida jamais deve ser escrita no corpo do texto. A fim de fazê-lo, use os balões de comentário. Para adicioná-los, você deve estar com a opção “Toda a Marcação” ativada (1), depois selecionar o trecho que deseja comentar (2), e em seguida clicar em “Novo Comentário” (3). Veja como é simples:

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Figura 12

Aparecerá, então, o balão para você inserir seu comentário:

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Figura 13

Os balões podem ser usados tanto pelo revisor quanto pelo autor do texto. Perceba que há a opção de “responder” um comentário já inserido, sem que haja necessidade de criar outro balão apenas para a resposta.

Já para excluir um comentário, você pode ou usar o botão “Excluir”, localizado ao lado do botão que você clicou para adicionar um novo comentário, ou pode clicar com o botão direito do mouse, em cima do comentário, e clicar em “Excluir Comentário”:

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Figura 14

 

Essas são as principais ferramentas de revisão do Word. Sugiro, no entanto, que você explore os demais recursos que certamente facilitam a vida de todo escritor e revisor.

Lembro também que, dependendo da versão de Word utilizada – neste tutorial é a 2016 –, essas ferramentas podem aparecer com os nomes um pouquinho diferentes, mas ainda assim facilmente identificáveis.

Até a próxima!

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